Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

 

1
 Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

• zgłoszenie anonimowe – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
• Muzeum – Muzeum Narodowe w Lublinie;
• działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie
  w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu, w tym wszczynanie uciążliwych postępowań przeciwko zgłaszającemu;
• działania następcze – działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny
  w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
• informacji o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający będzie pracował, pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
• kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
  z pracą, w ramach, których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych
  w przypadku zgłoszenia takich informacji;
• zgłoszenie – ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Zarządzeniu.
• naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
• osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
• osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
• osoba powiązana ze zgłaszającym – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika, członka rodziny zgłaszającego lub świadka;
• informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
• zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu;
• zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;
• organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, organy państwowe z wyłączeniem Rzecznika Praw Obywatelskich, organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe, Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Komendanta Głównego Straży Pożarnej oraz Urząd Komisji Nadzoru Finansowego;
• podmiot prawny – podmiot prywatny lub podmiot publiczny.

2 
Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności naruszenia dotyczące:

• działań o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.;
• zamówień publicznych
• usług, produktów i rynków finansowych;
• prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• ochrony środowiska;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• ochrony konsumentów;
• zdrowia publicznego;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
  i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

3

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych
   do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Muzeum.
2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

• Dyrektor Muzeum, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury,
  w szczególności poprzez:

1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,
2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
3. zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
4. ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.

• Zastępcy Dyrektora sprawują bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

1. monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,
2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
3. zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

• Sekretarz Zespołu ds. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa realizuje zadania zapewniające sprawne przyjmowanie zgłoszeń i ich rejestrację,
  w szczególności poprzez:
  1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,
  2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji.
• Zespół ds. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

1. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia,
2. podejmowanie działań następczych tj. weryfikację zgłoszenia, prowadzenie postępowań wyjaśniających (w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy), dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkową informację;
3. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia,
   w szczególności udzielenie informacji zwrotnej,
4. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
5. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;

• kierownicy komórek organizacyjnych Muzeum współpracują ze stanowiskiem wskazanym w pkt. 3 i 4 w zakresie:
  1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
  2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,
  3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
• pracownicy Muzeum, w szczególności:
  1. przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,
  2. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
  3. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

4

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej, poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Muzeum, w szczególności:

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnal@mnwl.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać Sekretarzowi Zespołu osobiście lub telefonicznie;
• w formie listownej na adres: ul. Zamkowa 9, 20-117 Lublin z dopiskiem na kopercie, „zgłoszenie nieprawidłowości”, „stanowisko, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 – do rąk własnych”;

2. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej.
3. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie:

1)     nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2)     kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez osobę, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.

4. Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie dokładnego protokołu rozmowy sporządzonego przez osobę, o których
   mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 oraz ust. 4, zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
6. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane
   w formie:

1)     nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2)     dokładnego protokołu spotkania przygotowanego przez jednostkę, osobę, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
   8. Zgłoszenie może mieć charakter:

• jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
• poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.
  9. Zgłoszenia anonimowe podlegają rozpatrzeniu pomimo braku danych osoby zgłaszającej.

5

1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

• dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• opis nieprawidłowości oraz ich daty.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury.

6

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są przez osobę, o której mowa w § 3, ust. 2, pkt 3 w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku zgłoszenia zawierającego niezbędne dane osoby dokonującej zgłoszenia, osoba, o której mowa w § 3, ust. 2, pkt 3 w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia nie podała adresu do kontaktu.
2. Zespół, o którym mowa w § 3, ust. 2, pkt 4 dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

7

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych
   i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

8

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

• zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
• bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

9

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały
   w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

10

1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

• podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 12;
• doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych
  i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej
  w dokonaniu zgłoszenia;
• zobowiązuje osobę kierującą komórką kadrową do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej
  i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego itp.). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest poinformować osobę wykonującą w Muzeum czynności, z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań;.

3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

• ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
• odebranie od osób, innych niż Zespół ds. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń
  o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
• ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania,
  o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

11

1. Osoba dokonująca zgłoszenia może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami
   w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

12

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

13

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych
są przechowywane przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po  zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

14

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

15

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928 z późn. zm.), Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.